Rekrytointi – työhakijoita koskeva henkilötietojen käsittely

Rekisteriin tallennetaan Kiipulasäätiössä avoinna oleviin työpaikkoihin hakevien tiedot.

• Henkilön perustiedot
• Koulutustaustaa koskevat tiedot
• Työkokemusta koskevat tiedot
• Muut työnhakijan työhakemukseen tai sen liitteisiin tallentamat tiedot

Saamme tietoja

• Työnhakijalta itseltään
• Työnhakijan toimittamista opiskelu- ja työtodistuksista ja muista tiedosta

Työnhakijatiedot siirretään työpaikkahakemuksista henkilöstörekisteriin silloin, kun työsuhde solmitaan.

Työnhakijoita koskevia tietoja luovutetaan työvoimaviranomaisille pyynnöstä silloin, kun kyseessä on työvoimaviranomaisten tekemän työhönosoitus. Tiedot toimitetaan internet-lomakkeilla (suojattu yhteys) tai salattuina tiedostoina.

Henkilötietoja käsitellään pääosin vain EU/ETA-alueella. Käyttämämme sähköpostimarkkinointi- ja uutiskirjepalveluntarjoaja voi kuitenkin palvelun toteuttamista varten siirtää joitakin tietoja Yhdysvaltoihin. Tällöin käytämme asianmukaisia suojatoimia tietojen suojan tason takaamiseksi. Siirrossa noudatetaan Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeilta.

Tiedot säilytetään sähköisenä rekrytointijärjestelmässä. Tietojen säilytysaika on 12 kuukautta. Henkilö voi itse poistaa tietonsa aikaisemmin.

Rekrytointijärjestelmään kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin pääsy määritellään käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaan. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.