Rekisterin nimi
Henkilöstötietojen rekisterit
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä:
Kiipulasäätiö
Kiipulantie 507, 14200 Turenki
puhelin (03) 68521, kirjaamo@kiipula.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Ritva Ruohonen
PL 13, 14201 Turenki
puhelin (03) 68521, kirjaamo@kiipula.fi
Käsittelyn tarkoitus
- Kiipulasäätiön työsuhdeasioiden hoitaminen
- Työajanseurannan hoitaminen
- Varhaisen tuen toteuttaminen
- Kiipulasäätiön työnantajaoikeuksien ja velvoitteiden hoitaminen sekä henkilöstöetujen tarjoaminen
Tietojen käsittely perustuu henkilötietolakiin (5.12.2018/1050) 10 ja 24 §
Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin.
Mitä tietoja käsittelemme
- Henkilön perustiedot
- Työsuhdetta koskevat tiedot
- Palkanlaskentaa ja –maksua koskevat tiedot
- HR- ja matkahallintatiedot
- Henkilöstökoulutustiedot
- Poissaolotiedot
- Työajan leimaukset ja kohdennukset
- Sijainti organisaatiossa ja tehtävää koskevat tiedot
- Työpaikkahakemuksista siirtyvät tiedot, kun työsuhde solmitaan
- Varhaisen tuen dokumentit: työkyky- ja työhönpaluukeskustelulomakkeet
- Tietoja, jotka liittyvät työnantajavelvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseen sekä henkilöstöetujen tarjoamiseen
Mistä saamme tiedot
Saamme tietoja
- Pääsääntöisesti työntekijältä itseltään
- Työntekijän antamalla luvalla muista tietolähteistä
- Työntekijän toimittamista opiskelu- ja työtodistuksista ja muista tiedosta
- Työsopimusten tuottamista tiedoista
- Varhaisen tuen dokumenteista, työkyky- ja työhönpaluukeskusteluista kirjatuista tiedoista
- Työajan leimaukset kertyvät henkilön tekemistä työajan leimauksista
Tietojen luovuttaminen
Luovutamme tietoja eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin
- veroviranomaisille
- eläkevakuutusyhtiöille
- tapaturmavakuutusyhtiölle
- kansaneläkelaitokselle
- työntekijärekisteri ja sairauspoissaolotiedot työterveyshuollolle
Tilastotietoina tietoja luovutetaan
- työnantajaliittoihin
- ammattiliitoille
- tilastokeskukselle
Tiedot toimitetaan internet-lomakkeilla (suojattu yhteys) tai salattuina tiedostoina. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilyttäminen
Tiedot säilytetään sekä sähköisenä että paperiarkistona. Tietojen säilytysaika määritellään laissa. Paperiset dokumentit arkistoidaan lukollisessa arkistossa paloturvallisissa kaapeissa.
Henkilöstöhallinnon järjestelmiin kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin pääsy määritellään käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaan. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.
