Henkilötietojen käsittely sidosryhmä- ja asiakasrekistereissä

Sidosryhmä- ja asiakasrekisteriä käytetään

• sidosryhmä- ja/tai asiakassuhteen hoitamiseen
• sidosryhmä- ja asiakasyhteydenpitoon
• sidosryhmän ja/tai asiakkaan ja Kiipulasäätiön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen
• henkilötietojen käsittelyyn sidosryhmä- ja asiakasviestinnässä
• mainonnassa ja suoramarkkinoinnissa

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaiden yhteyshenkilöistä:

• asiakkaan nimi (yritys/yhteisö)
• yhteyshenkilön nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• yhteyshenkilön asema yrityksessä/yhteisössä
• yrityksen/yhteisön osoitetiedot
• Y-tunnus/rekisteritunnus/henkilötunnus
• tiedot asiakkaan tilaamista palveluista/tuotteista
• tiedot asiakkaalle tehdysitä tarjouksista
• yhteydenotot eli kirjatut puhelut, asiakastapaamiset ja sähköpostikeskustelut
• muut palvelun toteuttamisessa tarvittavat tiedot

Tiedot rekisteriin saadaan

• ostavilta asiakkailta
• palveluja käyttäneiltä asiakkailta
• potentiaalisilta asiakkailta, jotka ovat esimerkiksi pyytäneet tarjouksia tai tutustuneet muuten Kiipulan palvelutarjontaan.

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen viranomaisille, jos viranomaistoiminta edellyttää tietojen luovuttamista. Emme luovuta tai siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tiedot rekistereissä säilytetään asiakassuhteen ajan ja sitä seuraava tilikausi.

Tiedot säilytetään sähköisenä arkistona. Asiakastietojärjestelmiin kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin pääsy määritellään käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaan. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.